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Donnerstag, 18. Mai 2017, Ausgabe Nr. 20

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Arbeitswelt

Der Fluch der Zusammenarbeit

Von Constantin Gillies | 16. Februar 2017 | Ausgabe 07

Teamarbeit ist nicht immer das Gelbe vom Ei.

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Foto: panthermedia.net/wavebreakmediamicro

Jetzt reicht es: Es ist durchaus sinnvoll, Aufgaben nacheinander abzuarbeiten, anstatt parallel aktiv zu sein.

Angestellte arbeiten so viel zusammen wie niemals zu vor. Doch das ist nicht nur gut. E-Mails, Telefonkonferenzen und Meetings füllen den Arbeitstag aus und machen ernsthaftes Nachdenken unmöglich. Wissenschaftler fordern: Einzelarbeit muss wieder mehr Gewicht bekommen.

So kommen Sie im Büro wieder zum Nachdenken

„Ich komme vor lauter Meeting und Mails zu nichts mehr!“ Dieses Gefühl grassiert in vielen Büros. Dass es durchaus begründet ist, zeigen neue Zahlen aus den USA. Demnach verbringt ein Angestellter mittlerweile 85 % der Arbeitszeit mit der Bearbeitung von E-Mails, mit Meetings und Telefonaten. Das hat Rob Cross, Professor an der University of Virginia, ermittelt. Angestellte würden mit so vielen Anfragen von Kollegen bombardiert, dass sie nur noch nach Feierabend Zeit für konzeptionelle Arbeit fänden, schreibt Cross im renommierten „Harvard Business Review“. Auch deutsche Wissenschaftler haben das Problem auf dem Schirm. „Durch flachere Hierarchien hat die Interaktion zwischen den Mitarbeitern zugenommen – zum Teil über das gesunde Maß hinaus“, bestätigt Guido Hertel, Psychologieprofessor an der Universität Münster. Er erforscht moderne Arten der Zusammenarbeit und trifft häufig auf Angestellte, die in Kommunikation förmlich untergehen.

„Collaboration Curse“, den Fluch der Zusammenarbeit, nennen einige Managementforscher dieses Phänomen schon. Wir kollaborieren, bis wir kollabieren. Diese Erkenntnis ist neu, schließlich galt mehr Zusammenarbeit jahrzehntelang als Wunderwaffe im Business. Das Kultbuch „In Search of Excellence“ (1982) etwa feiert reihenweise Manager, deren Bürotür immer offen steht. Langsam jedoch zeigt sich, dass zu viel Offenheit und Kommunikation hohe versteckte Kosten mit sich bringen. Das beste Beispiel ist E-Mail: Laut einer Studie des Markforschungsunternehmens Radicati Group erhält ein Angestellter im Schnitt rund 75 Nachrichten pro Tag (Spam nicht mitgezählt). Sie zu beantworten, produziert jedes Mal Lohnkosten von 85 Cent. Aufs Jahr gerechnet kommt so schon bei einem Mittelständler eine Summe zusammen, von der man einen Firmenjet anschaffen könnte.

Und zu den ganzen Mails kommt noch die persönliche Kommunikation. „Zu viele Sitzungen, zu viele Teilnehmer, zu lang“, so lautet die Diagnose von Volker Nürnberg, Berater beim Consultingunternehmen Mercer, Frankfurt am Main. Seiner Erfahrung nach könnte jede dritte Sitzung in einem deutschen Unternehmen ausfallen – ohne nennenswerte Auswirkungen. Das gleiche gelte für Telefon- oder Skypekonferenzen. „Man hört häufig schon am Klappern der Tastaturen im Hintergrund, dass die Leute nebenher noch etwas anderes machen“, sagt Nürnberg lachend.

Die Folge des übertriebenen Miteinanders ist, dass im Büro keine Zeit mehr bleibt, um über etwas ernsthaft nachzudenken, alleine, in Ruhe. Dabei wäre genau das nötig. Der US-Autor Cal Newport hat in seinem Buch „Deep Work“ untersucht, wie die besten Denkarbeiter ihre Höchstleistungen bringen, und kommt zu einem klaren Ergebnis: Wer Großes will, muss die Zusammenarbeit zumindest zeitweise einstellen. Die Champions in ihrer Disziplin schließen die Tür und schotten sich ab. Prominente Beispiele für diese Strategie gibt es genug: George Lucas, Schöpfer der „Star Wars“-Filme, hat in seinem Leben noch keine einzige E-Mail geschrieben, und Schauspielerlegende Michael Caine nimmt nicht einmal sein Telefon ab.

Natürlich kann sich nicht jeder derart einigeln. Was sollten Unternehmen also tun, um die Zusammenarbeit wieder auf ein normales Maß zurückzufahren? Experten sehen hier vor allem das leitende Personal in der Pflicht. „Es gehört zur Führungsverantwortung zu erkennen, ob ein Mitarbeiter ständig unter Wasser ist“, stellt Psychologe Hertel klar. Vorgesetzte sollten die nötigen Freiräume schaffen, damit die Zusammenarbeit auf ein gesundes Maß zurückgefahren wird. „Es muss klar sein, dass man Projekte auch ablehnen kann.“ Gerade weibliche Angestellte brauchten oft Ermutigung, um „Nein“ zu sagen, beobachtet Hertel.

Ideen, um die Auswüchse in der Kommunikation einzudämmen, gibt es reichlich. Berater Nürnberg etwa rät, die Funktion „E-Mail an alle“ zu sperren. „Zumal 80 % bis 90 % dieser Nachrichten überhaupt nicht für alle relevant sind.“ Weitere bewährte Sofortmaßnahmen sind: Alle regelmäßigen Meetings hinterfragen, die Teilnehmerzahl von Sitzungen reduzieren, für jeden Punkt auf der Tagesordnung eine maximale Bearbeitungszeit festlegen. Doch all das sind nur kleine Stellschrauben, wirklich nötig wäre ein generelles Umdenken. „Einzelarbeit muss stärker gewürdigt und eingeplant werden“, fordert Psychologe Hertel. Es könne nicht sein, dass die Kernarbeitszeit schon durch Meetings komplett verplant sei, und Wissensarbeiter nur noch nach Feierabend zu einem klaren Gedanken kämen. Auch der zunehmend verbreiteten Haltung, dass Nachdenken im Homeoffice stattfinden könne, erteilt er eine Absage. „Es muss auch im Büro akzeptiert und möglich sein, ein oder zwei Stunden ungestört zu arbeiten“, so Hertel.

Sinnvoll kann auch die Einführung einer sogenannten Stillen Stunde sein. Das bedeutet: Die Angestellten dürfen sich eine Stunde pro Tag bewusst aus der gesamten Kommunikation ausklinken. Cornelius König, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität des Saarlandes, hat die Idee in einem Feldversuch getestet. 27 Manager eines großen Finanzunternehmens durften eine Stunde am Tag das Telefon abstellen und ein „Bitte nicht stören“-Schild an die geschlossene Bürotür hängen. Abends wurden sie befragt – mit einem eindeutigen Ergebnis: Die Manager beurteilten alles, was sie in der Stillen Stunde geschafft hatten, als qualitativ hochwertiger und waren mit ihrem Tag insgesamt zufriedener.  

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