Schluss mit Meeting-Frust

Meetings sind nicht selten wahre Zeiträuber und können sogar kranl machen. Was zu tun ist, damit es nicht soweit kommt.

Durch die Flure deutscher Unternehmen hallt ein geflügeltes Wort: „Viele gehen rein, wenig kommt raus!“ Die Rede ist von Meetings. Zu oft, zu inhaltsleer, zu zeitraubend. Es grassieren Zusammenkünfte um ihrer selbst willen. Arbeitspsychologen wie Eva-Maria Schulte warnen bereits, dass das gesundheitliche Folgen haben kann. Eine Forschergruppe um die Braunschweiger Psychologin schreibt in einer Fachzeitschrift: „Über 48 % der Meetings in deutschen Unternehmen werden als nicht produktiv eingeschätzt.“

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Wolf, Gunther: Meetings effizient und effektiv gestalten – Einfache Methoden, Techniken und Checklisten für ergebnisreiche Besprechungen mit Spaß am Erfolg. Verlag Dashöfer, Hamburg 2005, 78 S., 27,80 €.

Foto: Dashöfer

Erste Studien zeigten, dass sich Anzahl und verbrachte Zeit in Meetings negativ auf die Gesundheit der Mitarbeiter auswirke. Je öfter diese Zusammentreffen und je „dysfunktionaler die Kommunikation“, desto schädlicher. Als dysfunktional beschreiben die Psychologen in Meetings verbreitete Verhaltensweisen wie Schuldigensuche, Tadeln, lange Monologe und Jammern.

Weiteres Problem: „Der individuelle Aufwand für die Teilnahme an einem Meeting ist hoch: Die eigene Arbeit bleibt liegen, man ist im jeweiligen Zeitraum für Kunden, Mitarbeiter oder Kollegen nicht erreichbar und so weiter“, sagt Gunther Wolf, Chef der I.O. Group Wolf. „Damit Meetings als wertvoll und nicht als Ärgernis wahrgenommen werden, muss Wirtschaftlichkeit gegeben sein – auf individueller und sinnvollerweise auch auf Unternehmensebene: Der Nutzen des Meetings muss diesen Aufwand überkompensieren. Das ist leider oftmals nicht der Fall.“

Eins der Probleme bestehe darin, dass Meetings Selbstdarstellern das nötige Publikum böten, weiß Wolf: „Da kann mancher viel reden und dabei nichts thematisch wirklich Relevantes sagen.“ Meetings böten stillen „Bescheidwissern“, etwa dem fachlich fitten Ingenieur, eine Masse, in der sie untergehen können, sodass ihr wertvolles Wissen dem Team verborgen bleibt. Hinzu kommt: „Techniker und Ingenieure neigen dazu, in Meetings bereits mit der Bearbeitung von Aufgaben zu beginnen, bestehende Probleme zu lösen oder sich gegenseitig zu zeigen, wie man etwas machen kann“, erläutert der Ökonom und Psychologe.

Davon berichtet auch Bernhard Wilmer, Berater und Elektrotechnikingenieur, aus eigener Erfahrung: „Zu oft wird in eine Problemlösungsdiskussion eingestiegen, die aber hier nicht hingehört, sondern auf die Fachebene.“ Was auf den ersten Blick produktiv und zupackend klingt, trägt in Wahrheit dazu bei, dass die Besprechung quälend wird, denn an den erörterten Fragen Unbeteiligte müssen derweil Däumchen drehen. „Daher muss der Leiter konsequent dafür sorgen, dass jedes ‚Tun‘ im Meeting unterbunden und ausgelagert wird“, rät Wolf. Von daher hänge auch viel am Moderator, so Wilmer, der durchsetzungsstark sein müsse.

Ob ein Meeting zum Erfolg wird, entscheidet sich schon weit vorher. Nämlich bei der Frage, ob es überhaupt nötig ist oder der Effekt besser anders erzielt wird. Wenn es nur darum gehe, Informationen zu transportieren, könne eine E-Mail das Meeting entfallen lassen, erklärt Wolf. Zweiter entscheidender Punkt vorab ist, die „Wie-Frage“ zu klären: Wie muss das Meeting zielorientiert vorbereitet, straff durchgeführt und konsequent nachbereitet werden, damit es den Teilnehmern nutzt?

Einfacher gesagt als getan. Doch Wolf gibt Tipps, mit denen Meetings das bringen, was sie sollen. Zunächst: Gibt es eine klare Agenda mit Tagesordnungspunkten (TOP), den jeweils benötigten Teilnehmern und dem jeweils benötigten Zeitbedarf? Außerdem sollte zu jedem Top-Thema die Art mitgeteilt werden. Mit „Art“ meint Wolf, dass benannt wird, was jeweils anliegt: reine Information oder aber eine Problembeschreibung, Ursachenanalyse, Lösungssuche, Bewertung der Handlungsalternativen, Entscheidung etc.

„Das sorgt für Klarheit, Dynamik, Straffung und Zielorientierung. Zudem können Teilnehmer dann das Meeting verlassen, wenn sie für bestimmte Punkte nicht benötigt werden und sich nur langweilen würden“, so Wolf. Dann: Haben alle Teilnehmer die nötigen Infos vorab erhalten? „Wenn man dafür sorgt, spart man in der Regel schon gut ein Drittel der Meetingzeit.“

Sein Tipp: Teilnehmer vor dem Meeting auffordern, für bestimmte Top-Themen bereits Lösungsvorschläge zu überlegen. Die können dann im Meeting abgefragt werden. Wichtig bei der Durchführung ist, ob die Besprechung professionell moderiert wird und der Meetingleiter konsequent auf Agenda sowie Zeitplan achtet. Straff zu sein bedeutet auch, klare Regeln und Grenzen zu setzen, deren Verstöße – wie zu spät kommen, rausgehen, unvorbereitet sein – geahndet werden.

Im Nachgang ist es wichtig, dass der Meetingleiter für die getroffenen Beschlüsse eine Verbindlichkeit herstellt. Dafür sollte im Protokoll festgehalten werden, wer was wann zu tun hat und welche Ergebnisse erwartet werden. „Dann ist es wichtig dafür zu sorgen, dass diese Aufgaben auch wirklich erledigt werden“, betont Wolf.

Als Super-Schwafel-Problemzone gilt auch der unvermeidliche Punkt „Sonstiges“. Wolf: „Der ist völlig unsinnig. Auf Themen, die hier angesprochen werden, ist keiner vorbereitet. Worüber soll gesprochen werden, wenn die erforderlichen Informationen dazu fehlen?“ Zu guter Letzt hat der Besprechungsprofi noch einen Tipp parat: „Meetings im Stehen reduzieren die Neigung zu Abschweifungen.“