Corona: Firmen verschieben IT-Budgets

Der US-Druckerhersteller Xerox hat untersucht, wie sich das Arbeiten in Büros durch die Corona-Pandemie verändert hat und wie dies nachhaltig die Arbeitsplätze dort beeinflusst. Homeoffice war und ist angesagt. Dies trifft Druckerhersteller wie Xerox schon heute: Druckvolumina in Büros sinken drastisch, kleine kompakte DIN-A4-Geräte für den Heimarbeitsplatz bleiben gefragt. Absehbare Lieferpässe ziehen sich bis in den Sommer 2021.

Das Homeoffice oder das Remote-Arbeiten war und ist im Rahmen der Corona-Pandemie das Mittel der Wahl, mit dem Unternehmen weltweit den Laden am Laufen halten. Interessant sind daher Studien, die untersuchen, mit welchen Prioritäten Firmen vor der Pandemie ihre Arbeit organisiert haben, wie sie es derzeit tun und wie es in Zukunft aussehen soll. Für den Druckerhersteller Xerox ist dies essenziell, ist doch ein großes Standbein der US-Amerikaner das Drucken in Büros.

Mit der Studie Future of Work wollte Xerox laut Jacqueline Fechner, President Xerox in der Region Deutschland, Österreich und Schweiz bei Xerox in Neuss, untersuchen: „Was heißt das für die Zukunft der Arbeitswelt? Wie sieht die Arbeitswelt aus, wenn Covid vorbei ist und wir wirklich ins Büro zurückkommen? Was für Auswirkungen hat das auf die Firmen, auf ihre Budgetplanungen, auf die Themen in der IT-Industrie?“

IT-Sicherheit und Misstrauen gegenüber der Belegschaft sprachen vor Covid-19 gegen das Homeoffice

Auch wenn inzwischen klar ist, dass die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen vielen Unternehmen in der Coronakrise des Überleben ermöglicht, so dürften nach Aussagen der 600 im Auftrag von Xerox befragten Unternehmen 82 % aller Mitarbeiter voraussichtlich innerhalb von zwölf bis 18 Monaten wieder ins Büro zurückkehren.

Laut Fechner habe es drei Hauptgründe vor der Coronakrise gegeben, warum die Unternehmen dem Homeoffice skeptisch gegenübergestanden hätten. „Die meisten haben gesagt, sie haben auch deswegen Remote-Arbeit nicht zugelassen, weil sie absolute Bedenken bezüglich der Netzwerk- und Datensicherheit haben.“

Misstrauen gegenüber der Belegschaft besonders stark in Deutschland

An zweiter Stelle der Bedenken habe gestanden, so Fechner, das man kein Vertrauen in die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hätte, dass die Produktivität im Homeoffice leiden würde. „Da sind wir als Deutschland, das sieht man auch in anderen Studien, ganz oben“, berichtet Fechner.

An dritter Stelle sei es die technische Infrastruktur gewesen: 85 % der Befragten hätten geäußert, dass sie die persönliche Kommunikation für am wichtigsten halten. Und deshalb hätten sie gesagt: „Ein Remote-Arbeitsplatz kann niemals das Büro ersetzen.“

Corona hat das Vertrauen der Unternehmen in das Homeoffice hergestellt

„Das wichtigste Ergebnis ist, dass das Vertrauen in die Remote-Arbeitsplätze enorm gewachsen ist“, so Fechner. Selbst in Deutschland hätten über 80 % gesagt: „Wir haben viel mehr Vertrauen, dass auch im Homeoffice Arbeit geleistet wird.“ Die Vertrauensfrage sei ein „sehr, sehr großes Problem in Deutschland gewesen“, so die Xerox-Managerin, dort habe es auch die größte Veränderung gegeben.

Hinzugekommen sei eine eine „völlige Veränderung in Bezug auf die Investitionsbereiche, was wo in Zukunft investiert wird“. Über die Hälfte der Befragten hätte ihre Budgets für 2021 verschoben, und zwar in Richtung Workflowlösungen, weil eins der größten Hindernisse gewesen sei, zu Beginn der Coronakrise Remote-Arbeit in den Unternehmen aufzusetzen. „Die Unternehmen haben festgestellt, dass ihre Prozesse überhaupt nicht digital sind.“

Die Reaktion der eigenen Kundschaft in Sachen IT-Budget beschreibt Fechner anhand eines Beispiels eines Pharmaunternehmens. Dieses habe jetzt weltweit seine Printserver abgeschafft. Die seien alle als Softwarelösung in eine Cloud gewandert.

Drucken im Homeoffice verändert den Druckermarkt nachhaltig

Laut Fechner hätten – zu ihrer eigenen Überraschung – über 90 % der befragten Firmen gesagt: „Was wir total vermisst haben, ist die Benutzerfreundlichkeit des Druckens im Büro.“ Wenn plötzlich vielleicht der heimische Drucker als Ersatz herhalten muss, dann ist das für den betrieblichen Laptop, an den er dort angeschlossen werden muss, eine andere Netzwerkumgebung als im Firmengebäude. Teilweise, so weiß Fechner, hätten verschiedene Unternehmen, zum Beispiel Versicherungen, ihrer Belegschaft verboten, zu Hause im Homeoffice zu drucken – aus Sicherheitsgründen.

„Wir haben einen massiven Rückgang beim Druckvolumen feststellen können, was die Büros in den Unternehmen angeht. Wir sprechen hier von 30 % bis 40 %, in einigen Ländern sogar mehr“, so Fechner. Mit gravierenden Auswirkungen, denn oft werden Bürodrucker über das Druckvolumen abgedeckt, es gibt Serviceverträge über die nachzuliefernden Tinten oder Toner – all diese Umsätze rauschten dementsprechend mit den fallenden Druckvolumen in den Keller.

Dauerhaft sieht Xerox Trend zu kleineren, kompakteren Geräten

„Was wir jetzt erleben ist, dass sich die Druckvolumina langsam wieder erholen“, berichtet Fechner. Allerdings sei man bei Xerox überzeugt, dass es in der Branche noch Zeit brauchen werde, bis man das Vor-Covid-Niveau wieder erreiche. Was es nun benötigt, sind neue Office-Konzepte: Workplace-Lösungen für ein hybrides Office für Mitarbeiter, die zwischen dem Büro und dem Homeoffice wechseln.“ „Wenn jemand druckt, dann braucht er in Zukunft kleine Drucker zu Hause. Es geht um neue Bürokonzepte. Es werden immer weniger Drucker in Großraumbüros kommen“, sagt sie.

Es werde stattdessen immer mehr ein „ganz ganz massiver Push“ in Richtung DIN A4-Geräte. „Die DIN A4-Geräte sind in einigen Klassen selbst bis Q2 schon ausverkauft“, berichtet Fechner aus dem eigenen Haus. Man könne teilweise bis zum zweiten Quartal den Bedarf an Vorbestellungen nicht mehr bedienen.

Und das dürfte auch so weitergehen. Denn auch wenn ein Gutteil der Unternehmen schwerpunktmäßig die eigene Belegschaft wieder in die Büros zurückholen will, so hätten laut Fechner über 50 % von ihnen gesagt, dass sie die Notwendigkeit sehen, auch nach Corona ein hybrides Arbeitsmodell zu unterstützen. Und dann, so die Xerox-Managerin, müssten die Firmen der Belegschaft im Homeoffice auch die entsprechenden Tools zur Verfügung stellen.