Digitaler Arbeitsvertrag möglich – mit Ausnahmen

Ab 2025 können Arbeitsverträge in vollem Umfang digital abgeschlossen werden. Das gilt allerdings nicht für die Baubranche.

Am 1. Januar 2025 tritt das neue Bürokratieentlastungsgesetz in Kraft, das unter anderem einige formelle Erleichterungen im Arbeitsrecht vorsieht. Arbeitgeber, die über die Verschärfung des Nachweisgesetzes vor zwei Jahren noch verärgert waren, haben jetzt einen Grund aufzuatmen.

Aktuell müssen die in § 2 des Nachweisgesetzes aufgezählten Arbeitsbedingungen noch in Schriftform festgehalten werden. Das bedeutet, dass entweder der gesamte Arbeitsvertrag ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben werden muss oder dass ein entsprechendes Zusatzdokument zu erstellen ist. Sinn und Zweck dieser Regelung sollte sein, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern mehr Transparenz geboten wird. Allerdings stieß die Gesetzesänderung auf zahlreiche kritische Stimmen, da viele sie als Rückschritt im Bereich der Digitalisierung sahen.

Die wesentlichen Arbeitsbedingungen können jetzt auch digital festgehalten werden

Damit soll ab dem neuen Jahr jedoch Schluss sein. Das Bürokratieentlastungsgesetz sieht vor, dass für die wesentlichen Arbeitsbedingungen im Sinne des Nachweisgesetzes auch die Textform genügen soll. Die Arbeitsbedingungen können somit also auch rein digital festgehalten werden. Es muss lediglich sichergestellt werden, dass das Dokument für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer zugänglich ist und dass es gespeichert und ausgedruckt werden kann.

Außerdem muss der Arbeitgeber den Beschäftigten zur Erteilung eines Empfangsnachweises auffordern. Das bedeutet also, es wird in Zukunft beispielsweise genügen, wenn der Arbeitsvertrag mit den entsprechenden Mindestbedingungen als PDF-Datei in einer E-Mail versendet wird und die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer daraufhin in einer Antwortmail den Zugang bestätigt.

Allerdings haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auch im nächsten Jahr weiterhin das Recht, die schriftliche Aushändigung der wesentlichen Arbeitsbedingungen ausdrücklich zu verlangen. Durch das Bürokratieentlastungsgesetz fällt nur die generelle Pflicht, auch unaufgefordert die Schriftform zu wahren, für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber weg. Möchte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter jedoch explizit ein schriftliches Dokument, muss ihr oder ihm dieses zur Verfügung gestellt werden. Dieses Recht hatten jedoch bisher auch schon Beschäftigte, die bereits vor der letzten Änderung des Nachweisgesetzes eingestellt wurden. In der Praxis wurde davon eher selten Gebrauch gemacht, sodass wohl nicht zu erwarten ist, dass sich dies nun ändern wird.

In der Baubranche gilt die neue Regelung nicht

Besonderheiten sind jedoch bei Unternehmen in den in § 2a Abs. 1 SchwarzArbG genannten Branchen zu beachten. Dazu zählen unter anderem das Baugewerbe, die Fleischwirtschaft und Sicherheitsdienste. Hier gelten die Formerleichterungen nicht, es sind weiterhin schriftliche Nachweise erforderlich. Auch Befristungsabreden müssen nach wie vor schriftlich erfolgen, dies gilt in allen Branchen. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können sich also nicht vollkommen von der Schriftform verabschieden.

Im Ergebnis sind die Neuerungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz jedoch ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und werden jedenfalls einen kleinen Beitrag dazu leisten, die Bürokratie in Unternehmen aufzulockern.