Ist der Einsatz von Microsoft 365 rechtswidrig?

Viele Unternehmen haben Microsoft 365 im Einsatz. Doch diese müssen ab sofort den Datenschutzaufsichtsbehörden von Bund und Ländern nachweisen können, dass der Einsatz rechtmäßig ist. Es geht dabei um die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Microsoft konnte die deutschen Datenschutzbehörden nicht davon überzeugen, dass der Einsatz des Office-Pakets Microsoft 365 in Behörden, Schulen oder Unternehmen rechtskonform ist. Laut einer Bewertung der Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern (DSK) ist nach wie vor ungeklärt, welche Daten erhoben, übertragen und für eigene Zwecke verarbeitet werden.

Datenschutz: Aufsichtsbehörden prüfen mangelnde Transparenz bei MS 365

Nach wie vor gebe es Mängel in der Transparenz und der Prüfung, ob die Datenverarbeitung zu eigenen Zwecken rechtmäßig ist. Die Datentransfers, die beim Einsatz von Microsoft 365 zu Microsoft fließen, sind seit Jahren Bestandteil einer Auseinandersetzung zwischen den europäischen Datenschutzaufsichtsbehörden mit Microsoft.

Der DSK-Bericht adressiert die Unternehmen, Behörden und Institutionen, die Microsoft 365 im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung einsetzt. Denn sie sind nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) datenschutzrechtlich verantwortlich. Sie müssen die Rechtmäßigkeit des Einsatzes nach Artikel 5 Abs. 2 DSGVO (Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten) nachweisen.

Datenschutz: DSGVO wird scharf geschaltet

„Dieser Nachweis kann nicht allein durch Bezugnahme auf Unterlagen von Microsoft geführt werden“, stellt der baden-württembergische Landesdatenschützer Stefan Brink klar, „sondern die Verantwortlichen müssen sich selbst von der Rechtskonformität aller Verarbeitungen überzeugen und gegebenenfalls auch weitergehende Ermittlungen dazu anstellen“.

Ein Proxyserver kann Rechtssicherheit beim Datenschutz ermöglichen