Wie richtige Fragen dem Unternehmenserfolg nutzen

Die Lösung für ein Problem in einem Projekt oder einer Managementaufgabe ist schneller und einfacher gefunden, wenn die richtigen Fragen gestellt werden. Wie das funktioniert, lesen Sie hier.

In einer immer schnelllebigeren Zeit hat die Wertschätzung guter Fragen an Bedeutung verloren. Fragen, die nicht gleich beantwortet werden können, werden oft als unangenehm, hinderlich oder sogar als Angriff empfunden. Anstelle sich mit schwierigen Fragen auseinanderzusetzen, werden die Fragesteller schnell als Bedenkentragende abgestempelt – ein großer Fehler! Hierdurch geht Unternehmen nämlich viel verloren. Die Bedeutung der relevanten Frage bringt der Nobelpreisträger Harold E. Varmus mit dem Satz auf den Punkt: „The key in science is asking the right question“ („Der Schlüssel zum wissenschaftlichen Erfolg ist das Stellen der richtigen Frage“).

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Die Aussage gilt aber nicht nur für die Wissenschaft, sondern auch für alle Geschäftsprozesse in einem Unternehmen, da die Lösung eines Problems immer mit der richtigen Fragestellung beginnt. Erst die richtige Frage lenkt die Aufmerksamkeit auf den Aspekt, der wesentlich zur Problemlösung beiträgt. Jeder hat sicher schon mal die Erfahrung gemacht, dass man die Lösung eines Problems lange in der falschen Ecke suchen kann.

Welche Zwecke das Fragestellen hat

Ob eine Frage gut oder schlecht ist, hängt in diesem Zusammenhang von der Intention ab, mit der sie gestellt wird. Dient die Frage primär nicht der Lösung eines Problems, sondern verfolgt Absichten wie:

• eine Lösungsfindung aufzuhalten
• von den relevanten Aspekten absichtlich abzulenken
• eine Person bloßzustellen
• sich als Fragender zu profilieren
• Angst zu schüren

dann ist es eine schlechte Frage und entsprechend sollte auch mit ihr umgegangen werden.

An dem Beispiel einer Produktentwicklung lässt sich anschaulich aufzeigen, dass sich Fragen bezüglich des passenden Zeitpunktes für die Beantwortung in zwei Gruppen einteilen lassen – erstens Fragen, mit deren Beantwortung direkt gestartet werden könnte. Hierzu gehören zum Beispiel schon zum Zeitpunkt der Produktidee Aspekte wie Marktzugang, Marktpreis oder Servicekonzepte. Die zweite Gruppe bildet die Fragen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt beantwortet werden können, zum Beispiel die praktische Nutzererfahrung (User Experience), für die zumindest ein Prototyp vorliegen sollte.

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In der Industrie kann man häufig beobachten, dass Fragen der ersten Gruppe verdrängt werden oder ihre Beantwortung auf unbestimmte Zeit verschoben wird („da kümmern wir uns später drum“). Woran liegt das? Hierfür gibt es unterschiedliche Gründe. Fragen nach der Marktakzeptanz sind zum Beispiel hinderlich, wenn man von der eigenen Produktidee begeistert ist, mit dem Entwickeln sofort starten möchte und noch keine Antwort hat. Das ist menschlich und verständlich. Verdrängen ist aber selten eine gute Idee, da die relevanten Probleme sich meistens nicht von selber lösen.

So trägt das Strukturieren von Fragen zum Projekterfolg bei

Für den Erfolg eines Projektes ist es sehr hilfreich, wenn zu Projektbeginn alle relevanten Fragen auf den Tisch kommen und mit ihnen strukturiert umgegangen wird. Hierzu gehören die Schritte:

• Sammeln
• Gruppieren
• Vervollständigen
• Klassifizieren (Gruppe 1: Beantwortung direkt möglich, Gruppe 2: später möglich)
• Priorisierung der Bearbeitung
• Brainstorming zur Vorgehensweise für die Beantwortung der Fragen
• Festlegung von Zuständigkeiten

Die Unternehmenskultur muss dazu das passende Klima schaffen. Die Mitarbeitenden sollten motiviert werden, über alle relevanten Aspekte nachzudenken und gute Fragen zu formulieren, auch wenn sie selber darauf keine Antwort haben. Jedoch herrscht oft eine andere Kultur vor, siehe Bedenkentragende. Es wird eher das Dogma gelehrt „Manager wollen Lösungen sehen, keine Probleme hören“, was in diesem Kontext übersetzt werden kann mit „Manager wollen Antworten, keine Fragen hören“. Dabei wird verkannt, dass eine gute Frage bereits einen Wert an sich hat, auch wenn sie nicht gleich beantwortet werden kann. Man kann zu jeder Frage zumindest ein Bauchgefühl entwickeln. Entweder ist dies gut, wenn man optimistisch ist, sie positiv zu beantworten oder schlecht, wenn die Zweifel überwiegen, keine gute Antwort zu finden und das Projekt gefährdet ist. Wenn die Anzahl der Fragen, die Anlass zum Zweifeln geben, zu viele werden, sollte man die Bearbeitung des Projektes stoppen und sich erst mal Klarheit verschaffen.

So finden Sie die richtigen Fragen zu einem Problem

Wie kommt man jedoch zu den relevanten Fragen? Es heißt ja oft „Fragen stellen kann ja jeder“. Das stimmt aber nur bedingt, weil hierzu Folgendes wichtig ist:

• Offenheit
• Angstfreiheit
• Inspiration
• umfangreiche Erfahrung und Wissen in dem Themengebiet
• strukturiertes Vorgehen

Da die Vollständigkeit der Fragen erst durch eine vollständige Sicht auf das Projekt ermöglicht wird, sollte dies am besten in einer moderierten Runde mit allen beteiligten Mitarbeitenden in einer strukturierten Weise stattfinden. In meinem Unternehmen haben wir hierfür eine Methode entwickelt.

Der vorgeschlagene Weg verhindert Umwege, vermeidet Projektabbrüche zu einem späten Zeitpunkt, optimiert den Einsatz der Ressourcen in einem Projekt und spart damit Zeit und Geld. Die Motivation der Mitarbeitenden für das Projekt wird durch deren Einbindung zu einem frühen Zeitpunkt gesteigert. Die Sensibilität für alle relevanten Aspekte wird geschärft und damit auch ein gemeinsames Verständnis für die Aufgaben erzeugt, was die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördert.