Bürokratieabbau beginnt im eigenen Unternehmen
Der Staat wird gerne als Alleinschuldiger für die Bürokratielast ausgemacht. Doch machen sich viele Unternehmen ihr Leben selbst schwer, anstatt sich von unnützem Ballast zu befreien.
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Im ganzen Land ächzen Ingenieurinnen und Ingenieure unter der Bürokratie. Aber schlimmer geht immer. Mehr als ein Fünftel (22,9 %) ihrer Bürokratie haben sich die Unternehmen durch hausgemachte „Firmokratie“ selbst zuzuschreiben. Zu diesem Fazit kommt die Studie „Bürokratie und Firmokratie in Deutschland“, für die das Beratungsunternehmen Kontur 2500 Erwerbstätige durch das Marktforschungsinstitut Civey befragen ließ.
Der Klassiker: „Der Gesetzgeber gibt einen Rahmen vor und das Unternehmen setzt noch eine Schippe drauf, um ganz sicher zu gehen“, kommentiert Studienautor und Kontur-Geschäftsführer Bodo Antonic. Antonic arbeitet seit 20 Jahren als Krisen- und Turnaround-Manager und stößt bei seinen Mandaten häufig auf das Thema. Wie in dem Unternehmen, das für jeden Bleistift einen Antrag forderte. Dafür blieben die Reisekostenanträge liegen.
Bürokratie-Übererfüllung: Wenn Unternehmen übers Ziel hinausschießen
In einem anderen Fall war ein externer Qualitätsmanagement-Berater etwas überambitioniert. Der Kunde war nach GMP (Good Manufacturing Practice) zertifiziert, was auch Maßnahmen zur Ungezieferbekämpfung beinhaltet. Zu den Pflichten gehört das Aufstellen von Mausefallen. Diese müssen regelmäßig überprüft und das Ergebnis dokumentiert werden. Das besagte Unternehmen hatte darüber hinaus eine Liste mit den Inventarisierungsnummern der Mausefallen geführt. Im vierteljährlichen Abstand wurde dann überprüft, ob die Inventarisierungsnummern noch mit denen in der Liste übereinstimmen. Eine gesetzliche Vorgabe hierfür existierte nicht, wie der Berater zugeben musste. Er habe das aber ganz nett gefunden.
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Wenn Antonic in die Unternehmen geht, fragt er die Mitarbeitenden, welche Regeln sie als unsinnig betrachten. Dann verändert er diese und schaut, was passiert. Meist geschieht nichts und die Regel wird abgeschafft. Er nimmt vor allem die Führungskräfte in die Pflicht. „Sie denken sich irgendwelche Regeln aus und machen sich keine Gedanken über die Auswirkungen.“ Die Mitarbeitenden müssten das Ganze dann ausbaden. Die eigenen Regeln machten übrigens nur 17,9 % der Bosse für die Firmokratie verantwortlich. Bei den Arbeitern waren es 27 % und bei den Angestellten 28,5 %.
Bürokratische Vorgaben als Motivationskiller
Das führt nicht nur zu unnötiger Mehrarbeit und zu langsamen Entscheidungsprozessen. Sie ist auch ein Motivationskiller. Letzteren Punkt hat auch die Studie „Is This Really Kneaded? Identifying and Eliminating Potentially Harmful Forms of Workplace Control“ rund um Matthias Heinz bestätigt, die der Sprecher des Exzellenzclusters Econtribute an der Universität Köln mit Forschern der Universitäten Frankfurt, Konstanz, München und Santa Barbara durchgeführt hat. Im Mittelpunkt stand eine deutsche Bäckereikette, die eine hohe Fluktuation unter den Fachkräften zu beklagen hatte.
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Im Gespräch mit den Mitarbeitenden kam dann heraus, dass sie sich durch die vielen Dokumentationspflichten gegängelt fühlten. Sie mussten u. a. dokumentieren, wann sie die Brötchen in den Ofen geschoben und herausgeholt haben, wie diese aussahen und ob sie die Kunden angelächelt hatten. „Auf der Managementebene gab es zwei unterschiedliche Auffassungen über die Dokumentationspflichten“, so Heinz. Die eine Seite war überzeugt, dass die Mitarbeiter eine Struktur brauchen, während die andere ihnen mehr vertrauen wollte. Das Management wollte jedoch alle Angestellten gleich behandeln, da der Kunde in jeder Filiale definierte Produkte und Services erwartet.
Bürokratie: Hilfreiche Leitplanken oder gängelndes Mikromanagement
Die Forscher konnten schließlich zwei Listen mit geringem Nutzen für das Unternehmen identifizieren, die außerdem besonders zeitaufwendig waren. Diese wurden dann in der Hälfte der Standorte zehn Monate lang abgeschafft. Fazit: Die Umsätze und die Kundenzahl stiegen im Schnitt um 3 %. Bei Filialen mit einem gut funktionierenden Team und erfahrenen Mitarbeitern lag das Umsatzplus sogar bei 5 %. „Der Grund dafür war nicht der Zeitgewinn, sondern die Wertschätzung.“ Bei den Fachkräften sank die Fluktuation. Dafür stieg sie bei den Ungelernten, da diese offenbar von den festen Strukturen profitiert hatten. Die Firma schaffte schließlich eine Liste ab und behielt die andere bei.
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Start-ups sind oft noch agil. Hier kennt man sich und es herrscht eine Kultur des Vertrauens. „Aber je größer eine Firma wird, desto mehr Stolpersteine tauchen auf“, so Heinz. So seien auch in der Bäckerei im Laufe der Jahrzehnte Probleme aufgetaucht, die sie mit Kontrollmechanismen auffangen wollte. Bürokratie lässt sich nicht immer verhindern. Der Großteil (66,2 %) entsteht laut Studie durch Gesetze und Rechtsvorschriften. Aber: „Nicht jedes Gesetz oder rechtliche Vorgabe trifft auf jedes Unternehmen zu“, so Annette Icks, wissenschaftliche Projektleiterin im Institut für Mittelstandsforschung (IfM) in Bonn. Sie rät den zuständigen Mitarbeitenden, zunächst die relevanten Neuerungen für ihr Unternehmen zu identifizieren. „Im nächsten Schritt gilt es, die Rechtsvorschrift zu verstehen – und auf den betreffenden Sachverhalt korrekt anwenden.“
„Bürokratie ist per se nichts Schlechtes“
Häufig seien die Rechtsvorschriften jedoch komplex und die Umsetzungshilfen unzureichend. In den Bereichen, in denen die Gesetzgebung klare Vorgaben gibt, werde der bürokratische Aufwand hingegen als weniger belastend empfunden. „Bürokratie ist per se nichts Schlechtes.“ Im Gegenteil: Sie sei in hochkomplexen Volkswirtschaften wie Deutschland sowohl zur Sicherstellung der staatlichen Funktionsfähigkeit als auch für die Rechtssicherheit der Unternehmen wichtig. „Wir wissen jedoch aus unseren Befragungen auch, dass bei den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern inzwischen vor allem negative Emotionen, Stress und Unsicherheit vorherrschen, weil sie sich nicht mehr in der Lage fühlen, alle bürokratischen Vorgaben zu erfüllen.“ Die Folge: Jedes vierte Unternehmen würde bewusst einzelne bürokratische Erfordernisse nicht erfüllen. „Wir bezeichnen dies auch als autonomen Bürokratieabbau.“
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