Kolumne „Tipps für gutes Management“ 09. Jan 2023 Von Anne M. Schüller

Platz für Neues schaffen mit dem Tool „Kill a stupid rule“

Manche Firmen sind ein bürokratischer Albtraum. Wie ein unförmiger schwerer Rucksack hindern ihre prozessadipösen Strukturen sie daran, beweglich zu bleiben. Ein Tool namens „Kill a stupid rule“ kann helfen, sich von Überholtem zu trennen.

Boah, was für verstaubte Regeln und Anweisungen! Weg damit, das fordert Management-Coach Anne M. Schüller und gibt Tipps, wie sich Firmen dem Neuen öffnen können.
Foto: Panthermedia.net/salvador burciaga

Regeln, die längst überholt sind, Rituale, die keiner mehr braucht, komplizierte Entscheidungsverfahren, vorgestrige Meetingstrukturen, Prozessbesessenheit: All das ist eine kolossale Verschwendung von Zeit, Geld, Engagement und Talenten, die sich niemand mehr leisten kann. Eine Menge Althergebrachtes muss also weichen, weil es Ressourcen blockiert, keinerlei Wertschöpfung bringt und Raum für das notwendige Neue versperrt.

Denn je schwerfälliger eine Organisation, desto anfälliger ist sie für Überholmanöver. Von daher ist zunächst eine Transformation in einen fluideren Zustand notwendig. Um dynamischer, adaptiver, schneller und innovativer zu werden, muss man zunächst entrümpeln. Das bedeutet im Klartext: Alles Überflüssige muss eliminiert, umständliche Prozedere müssen vereinfacht und unzeitgemäße Vorgehensweisen erneuert werden.

Anne M. Schüllers Killerphrasenfriedhof: So geben Sie guten Ideen eine Chance

Bürokratie macht langsam und kostet gewaltig

Bürokratie macht ein Unternehmen langsam und dumm, weil alles einem vordefinierten Weg folgen muss und in starren Abläufen versinkt. Standards sind zwar einerseits wichtig, doch sie erzeugen auch Isomorphie: Alles gleicht sich immer mehr an. Das ist fatal. Denn nur das Besondere, Faszinierende, Bemerkenswerte hat eine Zukunft. Bei Vergleichbarem hingegen entscheidet am Markt der Preis. Dann soll es wenigstens billig sein. Für die Bilanz ist das verheerend.

Die Studie „The Workforce View in Europe“ vom HR-Softwareanbieter ADP, an der knapp 10 000 Arbeitnehmende in acht europäischen Ländern teilnahmen, hat deutlich gemacht, dass ineffiziente Systeme und Prozesse die Hauptursachen für mangelnde Produktivität am Arbeitsplatz sind. Was veraltete Technologie, überbordende Richtlinientreue und hausgemachte Bürokratie letztlich an Opportunitätskosten erzeugen, wird allerdings kaum je beziffert.

„Kill a stupid rule“ heißt: kräftig entrümpeln

Rigide Strukturen lockern, Altlasten entsorgen und Hürden entfernen, um flotter laufen zu können: „Kill a stupid rule“ setzt genau an diesem Punkt an. Ursprünglich wurde diese Maßnahme von US-Banker Vernon Hill entwickelt, der damit an seine Mitarbeitenden appellierte, kundenunfreundliche Abläufe schnellstmöglich aufzuspüren.

Wir nutzen diese Methode, um lähmenden, demotivierenden, umsatzzerstörenden Ballast zu identifizieren und durch einfachere, zeitgemäßere Vorgehensweisen zu ersetzen. Erteilen Sie Ihren Leuten also eine „Licence to kill“, und zwar so:

„Kill a stupid rule!“ Von welchen untauglichen Standards, Regeln und Verfahren und von welchem administrativen Unsinn sollten wir uns schnellstmöglich trennen?

Als Führungskraft können Sie diese Aufgabe selbst initiieren – oder in die Hände eines erfahrenen Mitarbeitenden legen. Damit das Ganze höchst ergiebig wird, nutzt man am besten die „Weisheit der Vielen“ im Rahmen eines Meetings oder Workshops, lädt also möglichst viele kluge Köpfe zum Entrümpeln ein.

Erfolge feiern, Altvorderes würdig begraben

Bitten Sie die Anwesenden zunächst darum, sich jeweils zu zweit zusammenzusetzen und innerhalb von 10 min so viele „stupid rules“ wie nur möglich zu finden, auf Haftzettel oder Moderatorenkärtchen zu schreiben und an eine Pinnwand zu heften. Sie werden sich wundern, wie auf einmal die Funken sprühen und was so alles zusammenkommt. Ist die Sammlung komplett, wird eine Priorisierung vorgenommen.

Danach machen sich bereichsübergreifende Dreierteams an die Arbeit, um „stupid rules“ ganz zu streichen oder durch neue agilere Vorgehensweisen zu ersetzen. Zum Start fängt man dort an, wo sich am schnellsten etwas bewegen lässt. Erste Erfolgserlebnisse werden via Storytelling gefeiert. „Setz es auf die Killer-Liste!“, ruft man fortan allen zu, denen etwas einfällt, was dringend abgeschafft werden sollte.

Anne M. Schüller: Wie Sie bessere Meetings gestalten

Bei Google gibt es den „Día de los Muertos“

Mein Extratipp: Um die volle Energie auf das Neue zu lenken, kann es sinnvoll sein, sich von abgewählten Vorgehensweisen achtsam zu trennen. Die hatten ja auch mal ihr Gutes. Und es gibt immer Personen, die ihnen hinterhertrauern. Deshalb gilt es, Verfahren, von denen man Abschied nimmt oder Konzepte, die eingestampft werden müssen, in Würde zu Grabe zu tragen. Bei Google gibt es dafür den „Día de los Muertos“. So wie die Mexikaner und Mexikanerinnen zu Ehren der Verstorbenen feiern, so beerdigt man bei Google die nicht umgesetzten Projekte mit ausgelassener Freude.

Anne M. Schüller, Bahn frei für Übermorgengestalter – 25 Quick Wins für Innovatoren und Zukunftsversteher, Gabal Verlag 2022, 216 S., 24,90 €, ISBN: 978 396739093 3.
Foto: Gabal Verlag 2022

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