Anne M. Schüller: Wie Sie bessere Meetings gestalten

Meetings sind wichtig für den reibungslosen Ablauf von Arbeitsprozessen. Aber man kann dabei viel falsch machen. Wie es besser geht, erklärt unsere Kolumnistin und Karrierecoach Anne M. Schüller.

Alle sind sich mal wieder einig, nachher in der Kaffeeküche: Das Meeting war ätzend. Das übliche Geschwafel, peinliche Plänkeleien, vertagte Entscheidungen, Frust. Und so geht das nun schon seit Jahren. Muss man das fatalistisch ertragen? Nein, muss man nicht. Meetingmarathons, Endlosdebatten und Ergebnisarmut: reinste Verschwendung. Dafür hat in einer Hochgeschwindigkeitszukunft niemand mehr Zeit.

Meetings sind keine Schmerzpunkte des Miteinanders, sondern im besten Fall Highlights organisationaler Intelligenz. Sie sind Spiegelbild der Unternehmenskultur – und Gradmesser für das Überleben am Markt. Denn Entscheidungen, die für die Zukunft einer Firma maßgeblich sind, fallen ja meistens in Meetings. Wem also die besseren Meetings gelingen, der ist ganz weit vorne mit dabei.

Anne M. Schüller war Gast beim Karrierepodcast Prototyp – Hier können Sie reinhören

Welche Regeln gibt es in einem taktischen Meeting?

Die Grundregel bei einem taktischen Meeting lautet: Jeder Teilnehmende handelt zu jedem Zeitpunkt nach bestem Wissen, Gewissen und Kenntnisstand. Zudem ist jeder Anwesende mitverantwortlich dafür und trägt mit seinem Verhalten dazu bei, dass das Meeting gelingt. Basis dafür sind die folgenden Meetinggrundsätze:

• Wir pflegen einen wertschätzenden Umgang miteinander.
• Jeder hat die Pflicht und das Recht, seine Meinung zu sagen.
• Wir fassen uns kurz und hören einander respektvoll zu.
• Jeder spricht nur dann, wenn er Relevantes/Substanzielles vorbringen kann.
• Jeder kommt bei Diskussionen und Entscheidungen gleichwertig zu Wort.

Ein taktisches Meeting, egal ob physisch oder remote, dauert maximal 50 min, damit die Teilnehmenden zwischen zwei Meetings, die am besten zur vollen Stunde beginnen, eine kleine Verschnaufpause haben. So kommt man immer pünktlich zum nächsten Meeting. Zudem bleibt Zeit für den Gang zur Kaffeeküche oder anderswohin, für das Beantworten eiliger Mails oder die Einstimmung auf das neue Meeting.

Anne M. Schüller: Ideen und Innovationen im Unternehmen durchbringen

Welche zwei besonderen Rollen gibt es im Meeting?

Im Meeting selbst gibt es zwei besondere Rollen: die des Moderators/der Moderatorin und die des Gewissens. Beide Rollen rollieren, sie werden also in jedem Meeting von einer anderen Person eingenommen, damit jeder das mal übt.

Moderation: Der Moderator, die Moderatorin, manchmal auch Facilitator/Facilitatorin oder Head of Meeting genannt, kümmert sich um die inhaltlichen Aspekte und – unterstützt durch automatisierte Prozesse – um einen zielführenden Ablauf:

• Er/sie erfragt von den Teilnehmenden die Tagesordnungspunkte mit Zeitangaben.
• Er/sie stellt diese im Vorfeld in Form einer Agenda für alle Teilnehmenden bereit.
• Er/sie beschafft bei physischen Meetings den Raum, Bestuhlung und Verpflegung.
• Er/sie organisiert die notwendige Technik, bei Bedarf auch Moderationsmaterial.
• Er/sie moderiert den Ablauf laut Agenda und achtet auf die Einhaltung der Zeit.
• Er/sie erstellt eine Dokumentation der Ergebnisse/Entscheidungen/Beschlüsse.

Das Gewissen: Das Gewissen sorgt sich um die emotionale Hygiene im Meeting. Wer als Gewissen spricht, signalisiert das als Teilnehmer oder Teilnehmerin in etwa so: „In meiner Rolle als Gewissen möchte ich an die Kommunikationsregeln erinnern, auf die wir uns im Rahmen des letzten Klärungsmeetings geeinigt haben.“ Läuft eine Diskussion aus dem Ruder, stellt das Gewissen Fragen wie diese:

• War das die kürzeste Form, in der du das Thema ansprechen konntest?
• War das jetzt wertvoll und würdigend gedacht?
• War das ein Beitrag, der zur Effizienz des Meetings beitragen konnte?

Die vereinbarten Regeln können auf Schilder geschrieben werden und liegen für das Gewissen zum Hochhalten parat: kurzfassen, aufmerksam zuhören, wertschätzen, ausreden lassen. So werden Meetings Zug um Zug mit jedem Mal besser.