Kolumne Management 08. Nov 2022 Von Anne M. Schüller Lesezeit: ca. 3 Minuten

Anne M. Schüller: Wie Sie bessere Meetings gestalten

Meetings sind wichtig für den reibungslosen Ablauf von Arbeitsprozessen. Aber man kann dabei viel falsch machen. Wie es besser geht, erklärt unsere Kolumnistin und Karrierecoach Anne M. Schüller.

Meetings können nerven. Damit sie erfolgreich sind und für alle angenehm, hat unsere Autorin Anne M. Schüller ein paar Tipps parat.
Foto: panthermedia.net/depositedhar

Alle sind sich mal wieder einig, nachher in der Kaffeeküche: Das Meeting war ätzend. Das übliche Geschwafel, peinliche Plänkeleien, vertagte Entscheidungen, Frust. Und so geht das nun schon seit Jahren. Muss man das fatalistisch ertragen? Nein, muss man nicht. Meetingmarathons, Endlosdebatten und Ergebnisarmut: reinste Verschwendung. Dafür hat in einer Hochgeschwindigkeitszukunft niemand mehr Zeit.

Meetings sind keine Schmerzpunkte des Miteinanders, sondern im besten Fall Highlights organisationaler Intelligenz. Sie sind Spiegelbild der Unternehmenskultur – und Gradmesser für das Überleben am Markt. Denn Entscheidungen, die für die Zukunft einer Firma maßgeblich sind, fallen ja meistens in Meetings. Wem also die besseren Meetings gelingen, der ist ganz weit vorne mit dabei.

Anne M. Schüller ist Betriebswirtin und bekannte Managementberaterin und weiß praktische Tipps, um im Berufsalltag zu bestehen. Auch beim Karrierepodcast „Prototyp“ des VDI Verlages war sie schon Gast. Foto: Peter.Svec@pixXL.at

Anne M. Schüller war Gast beim Karrierepodcast Prototyp – Hier können Sie reinhören

Welche Regeln gibt es in einem taktischen Meeting?

Die Grundregel bei einem taktischen Meeting lautet: Jeder Teilnehmende handelt zu jedem Zeitpunkt nach bestem Wissen, Gewissen und Kenntnisstand. Zudem ist jeder Anwesende mitverantwortlich dafür und trägt mit seinem Verhalten dazu bei, dass das Meeting gelingt. Basis dafür sind die folgenden Meetinggrundsätze:

Ein taktisches Meeting, egal ob physisch oder remote, dauert maximal 50 min, damit die Teilnehmenden zwischen zwei Meetings, die am besten zur vollen Stunde beginnen, eine kleine Verschnaufpause haben. So kommt man immer pünktlich zum nächsten Meeting. Zudem bleibt Zeit für den Gang zur Kaffeeküche oder anderswohin, für das Beantworten eiliger Mails oder die Einstimmung auf das neue Meeting.

Anne M. Schüller: Ideen und Innovationen im Unternehmen durchbringen

Welche zwei besonderen Rollen gibt es im Meeting?

Im Meeting selbst gibt es zwei besondere Rollen: die des Moderators/der Moderatorin und die des Gewissens. Beide Rollen rollieren, sie werden also in jedem Meeting von einer anderen Person eingenommen, damit jeder das mal übt.

Moderation: Der Moderator, die Moderatorin, manchmal auch Facilitator/Facilitatorin oder Head of Meeting genannt, kümmert sich um die inhaltlichen Aspekte und – unterstützt durch automatisierte Prozesse – um einen zielführenden Ablauf:

Das Gewissen: Das Gewissen sorgt sich um die emotionale Hygiene im Meeting. Wer als Gewissen spricht, signalisiert das als Teilnehmer oder Teilnehmerin in etwa so: „In meiner Rolle als Gewissen möchte ich an die Kommunikationsregeln erinnern, auf die wir uns im Rahmen des letzten Klärungsmeetings geeinigt haben.“ Läuft eine Diskussion aus dem Ruder, stellt das Gewissen Fragen wie diese:

Die vereinbarten Regeln können auf Schilder geschrieben werden und liegen für das Gewissen zum Hochhalten parat: kurzfassen, aufmerksam zuhören, wertschätzen, ausreden lassen. So werden Meetings Zug um Zug mit jedem Mal besser.

Anne M. Schüller, Bahn frei für Übermorgengestalter – 25 Quick Wins für Innovatoren und Zukunftsversteher, Gabal Verlag 2022, 216 S., 24,90 €, ISBN: 978 396739093 3. Foto: Gabal Verlag 2022

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